Office 365 Online Email Backup

Im vergangenen Jahr konnten wir einen deutlichen Anstieg der Anzahl der Unternehmen feststellen, die von lokalen Exchange-Umgebungen zu Office 365 wechseln. Dieser Zug macht absolut Sinn. Beim Messaging gibt es kaum einen Unterschied (in Bezug auf Geschäftswert und Wettbewerbsfähigkeit), ob Sie es selbst betreiben oder als Service nutzen.

Vor allem ein Bereich macht den Unterschied – Backup und Wiederherstellen!

Beginnen wir mit der Definition eines Backups: Eine unabhängige Kopie von Daten, die wiederhergestellt werden kann, wenn das Quellsystem oder der Quelldienst nicht verfügbar ist.

Es ist ziemlich schwer, mit dieser Definition zu argumentieren, aber wir erwarten, dass viele Leser ihre eigenen Vorstellungen davon haben werden, was ein Backup ist. Werfen wir nun einen Blick auf eine typische Firmenumgebung vor Ort. Die meisten haben Exchange, und einige haben band- oder plattenbasierte Backup-Geräte, die Daten zwischen 1 und 7 Jahren aufbewahren. (Ein paar weigern sich, etwas zu löschen.)

Warum haben wir also überhaupt all die Zeit und das Geld für Backup ausgegeben? Nun eigentlich – es ging nicht um Backup, sondern um die Wiederherstellungsfähigkeit. Ein Administrator muss den Geschäftsführern sagen können, dass das gesamte System oder einzelne E-Mails auf Abruf wiederherstellbar sind.

In diesem Sinne werfen wir einen Blick auf die nativen Office 365-Funktionen. Was bekommen Sie für Ihr Geld pro Benutzer und Monat? (E3 ist das Mindestabonnement)

• Die erste Möglichkeit, die Sie sich ansehen sollten, ist die Wiederherstellung gelöschter Elemente.
• Dies ist praktisch – wenn Sie versehentlich etwas löschen, können Sie es mit einem einfachen Klick- und Ziehvorgang wiederherstellen.
• Sie können diese Option sogar so konfigurieren, dass sie eine unbegrenzte Aufbewahrung ermöglicht (14 Tage ist der Standard).

Aber was ist, wenn Sie sicherstellen wollen, dass etwas nicht mehr im System ist?

• Sie können es einfach aus Ihrem Ordner Gelöschte Objekte löschen.
• Dies ist einfach ein Vorteil für den Endanwender – nicht zu verwechseln mit dem Datenschutz.
• Dieser Vorgang setzt voraus, dass Office 365 online ist – wenn der Dienst offline ist, haben Sie keinen Zugriff auf Ihre E-Mails oder gelöschte Elemente.

Nachdem Sie Ihre Elemente sowohl aus Ihrem Posteingang als auch aus dem Ordner Gelöschte Elemente gelöscht haben, was passiert dann?

In Office 365 haben Sie einen Ordner mit wiederherstellbaren Elementen, in dem Elemente bis zu 30 Tage lang aufbewahrt werden können (14 Tage sind die Standardeinstellung). Jedes Element, das länger als 30 Tage im Ordner bleibt, geht in den Tiefen der Cloud verloren. (Beachten Sie, dass Sie Ihren eigenen Ordner für wiederherstellbare Objekte jederzeit löschen können.)

Sicherlich hat Microsoft über all das nachgedacht? Nun, ja und nein. Die Antwort von Microsoft auf dieses Szenario ist Litigation Hold, das alle Ihre E-Mails in einen unveränderlichen Bereich kopiert (versteckt vor Benutzern in Recoverable Items). Es gibt auch eine In-Place Hold Option, aber Microsoft stellt sie aus, und wir würden nicht vorschlagen, sie einzusetzen. Microsoft sagt:

„Wir haben die Frist für die Erstellung neuer In-Place Holds in Exchange Online (in Office 365 und Exchange Online) bis zum 1. Juli 2017 verschoben. Aber später in diesem Jahr oder Anfang nächsten Jahres werden Sie keine neuen In-Place-Holdings in Exchange Online anlegen können.“

Das Auslaufen der Option In-Place Hold ist schade, da Litigation Hold keine öffentlichen Ordner unterstützt. Wenn Sie öffentliche Ordner sichern müssen, benötigen Sie eine Lösung von Drittanbietern.

Viele Unternehmen fordern eine Rollentrennung als Sicherheitsstandard. In diesem Szenario könnten Office 365-Administratoren (zu Recht oder zu Unrecht) eDiscovery Manager-Rechte zuweisen und vollen Zugriff auf die Suche und den Export aus Exchange-Postfächern, SharePoint-Ordnern und OneDrive-Standorten haben. Sie könnten sogar die Richtlinien zur Prozesshaltung ändern.

Dies ist einer der Hauptgründe, warum sich viele Unternehmen für die Backup-Integration von Drittanbietern mit Office 365 entscheiden. Solche Lösungen beinhalten in der Regel rollenbasierte Zugriffskontrolle und Auditierung, die Unternehmen bei der Einhaltung aktueller und zukünftiger Datenschutzgesetze unterstützen, aber auch einer anderen Abteilung oder einem anderen Administrator ermöglichen, die Rechte für Wiederherstellungen zu besitzen.

Darüber hinaus bestehen viele Kunden auf einer wiederherstellbaren Offline-Kopie ihrer Office 365-Daten – auch bei einem anderen Cloud-Anbieter (AWS S3). Dies ist wirklich der einzige Weg, um vor Datenverfälschung zu schützen. (Microsoft erklärt ausdrücklich, dass die zeitpunktgenaue Wiederherstellung von Daten nicht im Rahmen von Office 365 erfolgt.)

• Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, wenn Sie nach einem unabhängigen Offline-Sicherung, öffentlichen Ordnern oder einer zusätzlichen Trennung der Sicherheit suchen, ein Backup-Tool eines Drittanbieters benötigen.
• Das beste das wir dazu im deutschsprachigen Raum kennen ist vom Backup Service Acronis.
• Ansonsten verwenden Sie das, was Sie in Ihrem (E3/E5) Abonnement haben.

Acronis Office 365 online Email Backup – was das Programm leistet

Das benutzerfreundliche und sichere Cloud-to-Cloud-Backup gibt Ihnen über Ihre Microsoft-Daten die nötige Kontrolle. Die Lösung von Acronis gewährleistet Konformität, schnellen Zugriff auf Backup Office 365-Daten und einen stark verbesserten Wiederherstellungsprozess.

Gewappnet gegen zunehmende Sicherheitsbedrohungen

Mit einem externen Cloudback lassen sich Benutzerfehler bewältigen, sowie absichtliches und unbeabsichtigtes Löschen von Dateien und Ransomware-Angriffe.

Konform bleiben

Das Programm stellt die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien sicher und stellt sicher dass Datenverluste bei deaktivierten Abonnements vermieden werden.

Gewährleistung eines zeitnahen Geschäftsfortlaufs

Acronis minimiert teure Wiederherstellungszeiten und sorgt dafür dass Ihr Geschäft so schnell wie möglich weiterlaufen kann.

Sicherung Office 365 Exchange Online

Die Backup Software sichert sämtliche E-Mails inkl. Anhänge, Aufgaben, alle Postfächer, Kontakte und Kalender. Dadurch lässt sich schnell und einfach alles wiederherstellen – das beinhaltet alles was mal da war, also auch E-Mail-Inhalte in der Vorschau, oder auch den Zugriff auf E-Mail-Anhänge. Es lassen sich selbst E-Mails direkt aus dem Backup verschicken.

Acronis bietet außerdem nützliche Backup-Lösungen für:

• Backup Office 365 OneDrive für BusinessB
• Sicherung von Office 365 SharePoint Online

Warum überhaupt ein Office 365 online Email Backup?

Es gibt einen weit verbreiteten Irrtum, dass in der Cloud erstellte und gespeicherte Daten nicht gesichert werden müssen. Wenn Daten gelöscht oder beschädigt werden, stehen Unternehmen vor drei großen Problemen: Datenverlust, Zeitverlust und Geldverlust. Backupify schützt Sie vor:

Ransomware-Angriffe

Unternehmen müssen einen mehrschichtigen Ansatz in Betracht ziehen, wenn es um die Sicherheit vor Cyber-Angriffen geht. Office 365-Daten sind nicht unverletzlich – ohne ausreichende Sicherung laufen Unternehmen Gefahr, alle ihre Dateien zu verlieren. Die Point-in-Time-Backups von Backupify ermöglichen es Ihnen, einzelne Dateien oder die Daten einer gesamten Anwendung aus einem Snapshot wiederherzustellen, der vor dem Angriff erstellt wurde.

Zusätzliche Kosten & Datenverlust durch inaktive Lizenzen

Wie zu erwarten ist, ist für den Zugriff auf O365-Daten eine aktive Office 365-Lizenz erforderlich. Leider werden inaktive oder nicht mehr zur Verfügung gestellte Benutzerdaten dauerhaft gelöscht und die Beibehaltung von Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeiter kann teuer sein. Backupify kann inaktive O365-Benutzerdaten planübergreifend archivieren, was Ihnen erhebliche Lizenzgebühren erspart.

Datenverlust durch permanente Löschung

Wenn ein SharePoint Online-Administrator eine Websitesammlung löscht, werden alle Daten in den Papierkorb gelegt, wo sie nach 90 Tagen gelöscht werden. Nachdem es automatisch gelöscht wurde, gibt es keine Rollback-Option. Backupify sichert automatisch Daten sowohl auf Datei- als auch auf Ordnerebene und schützt Sie so vor versehentlichem Löschen.

Datenverlust bei Wiederherstellen von Dateien

Wenn Sie ältere Dateien aus einem SharePoint-Backup wiederherstellen, ist die Wiederherstellung auf die gleiche URL ausgerichtet. Dies bedeutet, dass eine Wiederherstellung alle Daten überschreibt, die derzeit in der Site Collection vorhanden sind. Backupify ermöglicht die zerstörungsfreie Wiederherstellung von SharePoint-Daten und stellt Ihnen die benötigten Dateien ohne die Gefahr von Datenverlust zur Verfügung.

Ausfallzeiten im Unternehmen

Die Kontaktaufnahme mit dem Microsoft-Support zur Unterstützung bei einem möglichen Datenverlust nach der Identifizierung der richtigen Dokumentenversion kann sehr zeitaufwendig sein. Mit Backupify behalten Sie die Kontrolle über die Daten Ihres Unternehmens und können bei Datenverlust sofort eingreifen.

Datenverlust innerhalb von früheren Dateientwürfen

Der Zugriff auf die Vorgängerversionen in OneDrive ist keine Option, da nur die neueste Version und nicht der gesamte Dateiverlauf gespeichert wird. Die automatisierten täglichen Backups von Backupify erfassen mehrere Schnappschüsse des Dokumentenverlaufs und ermöglichen die Wiederherstellung mehrerer Dateiversionen.